“Il preposto? Da noi non c’è, non abbiamo nominato nessuno.” È una delle risposte che si sentono più spesso quando si chiede a un piccolo imprenditore chi ricopre questo ruolo in azienda — ed è quasi sempre una risposta sbagliata, non perché il titolare menta, ma perché il preposto, molto spesso, esiste già senza che nessuno lo abbia formalizzato. E se esiste di fatto, la formazione è obbligatoria comunque, nomina scritta o no.

Chi è davvero il preposto

Il preposto, secondo la definizione della normativa, è la persona che sovrintende a un’attività lavorativa, garantisce che le direttive ricevute vengano attuate correttamente e controlla che i lavoratori le rispettino, esercitando anche un margine di iniziativa proprio. In termini più concreti: è il capo squadra che controlla che gli operai indossino i DPI, il capoturno che verifica come viene condotto il lavoro sul campo, il responsabile di reparto che deve intervenire se vede qualcuno lavorare in modo pericoloso.

Il punto chiave, quello che genera più confusione, è che questo ruolo può esistere anche senza una nomina scritta. Se in azienda c’è una persona che di fatto dirige e controlla il lavoro di altri colleghi — anche senza il titolo di “preposto” sul contratto, anche senza una lettera formale — quella persona sta già esercitando le funzioni del preposto, e la legge tratta la situazione come tale. In caso di ispezione o, peggio, di infortunio, chi valuta la situazione guarda cosa quella persona faceva realmente in azienda, non che titolo aveva sul biglietto da visita.

Perché conviene comunque formalizzare la nomina

Anche se la formazione è obbligatoria a prescindere dalla nomina scritta, formalizzare l’incarico con un atto scritto resta fortemente consigliato, e in alcuni casi la normativa lo richiede esplicitamente. La mancata designazione formale, quando la funzione viene comunque svolta di fatto, espone il datore di lavoro a conseguenze piuttosto pesanti: per l’omessa informazione, formazione e addestramento di dirigenti e preposti, la legge prevede infatti sanzioni che possono arrivare all’arresto da due a quattro mesi, oltre alla sanzione pecuniaria — proprio per l’omessa individuazione e formazione di chi svolge in concreto questo ruolo.

La formazione: cosa prevede oggi

Con il nuovo Accordo Stato-Regioni entrato pienamente in vigore nel 2026, il corso base per i preposti è passato da 8 a 12 ore, articolate in quattro moduli che coprono gli aspetti giuridico-normativi, la gestione e organizzazione della sicurezza, la valutazione delle situazioni di rischio e il controllo sui lavoratori, oltre a tecniche di comunicazione. Per accedere al corso è necessario aver già completato la formazione generale e specifica prevista per tutti i lavoratori — il corso preposto si aggiunge a quella base, non la sostituisce.

Una novità importante riguarda anche le modalità di erogazione: dal 2025 il corso preposto (sia base che aggiornamento) non può più essere svolto in e-learning asincrono. È ammessa solo la presenza fisica in aula oppure la videoconferenza sincrona, con un docente collegato in tempo reale.

Riepilogo pratico

Aspetto	Dettaglio
Durata corso base	12 ore (in passato 8)
Requisito di accesso	Formazione generale + specifica già completata
Modalità ammesse	Presenza fisica in aula o videoconferenza sincrona (no e-learning asincrono)
Aggiornamento	Ogni 2 anni, 6 ore
Obbligo di nomina	Formalmente richiesta; la formazione resta obbligatoria anche in assenza di nomina, se la funzione è svolta di fatto

Un esempio pratico

Immagina un piccolo magazzino con un titolare, sei operai e una persona — chiamiamola il “capomagazzino” — che di fatto organizza i turni, controlla che tutti indossino i DPI e interviene se qualcuno lavora in modo scorretto, pur non avendo mai ricevuto una nomina scritta né un titolo particolare sul contratto. Questa persona sta esercitando, a tutti gli effetti, le funzioni di preposto. Se durante un’ispezione emerge che non ha mai seguito il corso specifico, il titolare si trova esposto esattamente come se avesse formalmente nominato un preposto e poi non lo avesse formato — la mancanza di un pezzo di carta non attenua la responsabilità, anzi, la mancata designazione formale aggiunge un’ulteriore irregolarità a quella già esistente.

Come distinguere il preposto da un semplice lavoratore esperto

Una domanda che si pone spesso è dove finisce il “lavoratore esperto a cui gli altri chiedono consiglio” e dove inizia il preposto vero e proprio. Il criterio non è l’anzianità o la competenza tecnica, ma il potere effettivo di controllo e di intervento: un lavoratore esperto che semplicemente risponde a domande dei colleghi non sovrintende a nessuno in senso giuridico, mentre chi assegna compiti, controlla che vengano eseguiti correttamente e può richiamare o correggere il comportamento altrui sta di fatto esercitando una funzione di preposto, indipendentemente dal fatto che questo potere gli sia stato attribuito formalmente o si sia semplicemente consolidato nella prassi quotidiana dell’azienda.

Il caso del titolare che fa anche da preposto

Nelle micro-imprese capita spesso che sia lo stesso titolare a sovrintendere direttamente al lavoro dei dipendenti, senza nominare nessun altro come preposto — magari perché l’azienda è piccola e il titolare è fisicamente presente ogni giorno accanto a chi lavora. Anche in questo caso l’obbligo formativo non scompare: se il titolare svolge di fatto le funzioni di preposto, oltre al corso da datore di lavoro deve seguire anche quello specifico da 12 ore per preposti, perché sono due ruoli distinti con contenuti diversi, anche quando a ricoprirli è la stessa persona. È un errore comune pensare che il corso da datore di lavoro “copra” automaticamente anche questa funzione: i due percorsi formativi rispondono a esigenze normative separate e vanno seguiti entrambi.

Un altro scenario da considerare è quello delle aziende in crescita, dove il ruolo di preposto emerge gradualmente senza una decisione esplicita. Un dipendente assunto come semplice operaio, che nel tempo inizia a coordinare i colleghi più giovani e a controllare l’andamento del lavoro in assenza del titolare, può ritrovarsi a svolgere funzioni di preposto senza che nessuno in azienda se ne sia reso conto formalmente. Vale la pena, periodicamente, chiedersi se qualcuno in organico abbia iniziato a ricoprire di fatto questo ruolo, magari in occasione della revisione annuale dell’organizzazione aziendale o dell’aggiornamento del Documento di Valutazione dei Rischi, invece di scoprirlo solo durante un’ispezione, quando ormai la lacuna formativa esiste già da mesi o anni senza che nessuno se ne sia accorto.

Cosa fare in pratica

Il primo passo, se non l’hai già fatto, è guardarti intorno in azienda e individuare chi, di fatto, svolge oggi queste funzioni — non chi vorresti che le svolgesse, ma chi le svolge davvero nella quotidianità. Una volta individuata la persona, conviene formalizzare la nomina con un atto scritto e organizzare il corso da 12 ore il prima possibile, prima che quella persona continui a operare senza la formazione richiesta. Se in azienda ci sono più figure che ricoprono ruoli simili — più capiturno, più responsabili di reparto — ciascuna di loro va formata separatamente, perché l’obbligo riguarda la persona, non genericamente “qualcuno in azienda”.

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Questo articolo ha finalità informativa e non sostituisce una consulenza specialistica in materia di sicurezza sul lavoro. Per individuare correttamente chi in azienda svolge le funzioni di preposto, rivolgiti a un consulente qualificato o al tuo RSPP.