Chi gestisce uno studio di commercialisti, un’agenzia immobiliare o un piccolo studio di architettura tende a pensare che la sicurezza sul lavoro riguardi soprattutto cantieri, capannoni e officine. In fondo, in un ufficio non ci sono macchine pericolose, non si maneggiano sostanze chimiche, il rischio più concreto sembra essere inciampare in un cavo del computer. Eppure la normativa italiana, il D.Lgs. 81/2008, non fa questa distinzione: nel momento in cui uno studio professionale assume anche un solo dipendente, o anche solo un collaboratore inquadrato come lavoratore subordinato, scattano gli stessi obblighi di sicurezza che valgono per un’azienda manifatturiera, semplicemente calibrati su rischi diversi e generalmente più contenuti.

È un punto che sorprende molti titolari di studio, e non è raro che il tema emerga solo in occasione di un controllo dell’ASL o dell’Ispettorato del Lavoro, quando ormai è tardi per mettersi in regola con calma. Vediamo quindi, con ordine, cosa serve davvero a uno studio professionale o a un ufficio che non svolge attività produttive rischiose.

Chi rientra in questa categoria

Parliamo di uffici e studi professionali in senso ampio: commercialisti, avvocati, consulenti del lavoro, agenzie immobiliari, agenzie assicurative, studi di architettura e ingegneria (quando l’attività si svolge prevalentemente alla scrivania, senza sopralluoghi rischiosi), società di consulenza, agenzie di comunicazione. Sono esclusi da questo discorso gli studi medici e odontoiatrici, che per la presenza di rischio biologico e apparecchiature specifiche rientrano in una classificazione di rischio più alta e hanno obblighi aggiuntivi.

La soglia che fa scattare gli obblighi non è la forma giuridica dello studio, ma la presenza di lavoratori. Un libero professionista che lavora da solo, senza dipendenti né collaboratori, ha margini di semplificazione importanti: può, in alcuni casi, autocertificare la valutazione dei rischi anziché redigere un documento di valutazione dei rischi completo. Ma appena si assume una segretaria, un praticante con contratto di lavoro o un collaboratore inquadrato come dipendente, il titolare dello studio diventa a tutti gli effetti un datore di lavoro, con l’intero pacchetto di obblighi che questo comporta.

Il DVR, il punto di partenza

Il primo adempimento, quello da cui discendono quasi tutti gli altri, è il Documento di Valutazione dei Rischi, comunemente chiamato DVR: un’analisi scritta di tutti i pericoli presenti nell’attività lavorativa, con l’indicazione delle misure adottate per ridurli. Per uno studio professionale i rischi da valutare sono in genere pochi ma reali: l’uso prolungato del videoterminale, l’ergonomia della postazione di lavoro, il rischio elettrico legato agli impianti, il rischio incendio (solitamente basso, ma da non ignorare), lo stress lavoro-correlato, e situazioni particolari come la presenza di lavoratrici in gravidanza. Il DVR va aggiornato ogni volta che cambiano le condizioni di lavoro, per esempio con un trasferimento in una nuova sede o l’introduzione di nuove attrezzature.

Chi si occupa della sicurezza in prima persona può anche scegliere di ricoprire il ruolo di Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, la figura tecnica che coordina la gestione della sicurezza in azienda: per farlo, nel caso di uno studio classificato a rischio basso, deve seguire un corso di formazione specifico di 16 ore. In alternativa si può affidare l’incarico a un RSPP esterno.

Formazione dei lavoratori: le ore da mettere in conto

Ogni lavoratore, compreso chi lavora part-time o con contratto a termine, deve ricevere una formazione obbligatoria in materia di sicurezza. Per gli studi professionali, classificati generalmente come attività a basso rischio, il percorso prevede un modulo generale di 4 ore, uguale per tutti i settori, e un modulo specifico di ulteriori 4 ore, calibrato sui rischi effettivi dello studio: in totale 8 ore, da erogare prima possibile dall’assunzione. Ogni cinque anni questa formazione va aggiornata con un modulo di richiamo. È una formazione che si può fare anche in modalità e-learning, il che semplifica non poco l’organizzazione in uno studio con pochi dipendenti e agende fitte di appuntamenti con i clienti.

L’addetto antincendio: livello 1, quattro ore

Ogni luogo di lavoro deve avere almeno un addetto alla gestione delle emergenze antincendio, una persona designata e formata per intervenire in caso di principio di incendio e per gestire l’evacuazione. Dal 2022 la normativa (il Decreto Ministeriale del 2 settembre 2021, che ha sostituito le vecchie regole del 1998) ha riorganizzato i corsi in tre livelli crescenti di complessità. Per un ufficio o uno studio professionale, che rientra quasi sempre nel livello 1 (l’ex “rischio basso”), il corso dura 4 ore, con una parte teorica e una pratica, e va aggiornato ogni cinque anni con un richiamo di 2 ore. È un impegno contenuto, ma va comunque programmato: non basta indicare un nominativo nell’organigramma se quella persona non ha mai seguito il corso.

Primo soccorso: gruppo B o gruppo C, a seconda dei numeri

Discorso simile per il primo soccorso. La normativa di riferimento, il Decreto Ministeriale 388 del 2003, divide le aziende in tre gruppi in base al numero di lavoratori e al tipo di attività. Gli studi professionali rientrano tipicamente nel gruppo B, se hanno tre o più lavoratori, oppure nel gruppo C, se ne hanno meno di tre. In entrambi i casi il corso per gli addetti al primo soccorso dura 12 ore, con una parte teorica e simulazioni pratiche su manichino, e va rinnovato ogni tre anni con un aggiornamento di 4 ore. Va inoltre tenuta in ufficio una cassetta di primo soccorso, verificata periodicamente e rifornita secondo un elenco di dotazioni minime stabilito dalla stessa normativa.

Videoterminali: la soglia delle venti ore

Questo è probabilmente l’aspetto più specifico degli uffici, e quello più spesso trascurato. Chi utilizza il computer in modo sistematico e abituale per almeno 20 ore alla settimana, dedotte le pause previste, viene definito dalla legge “lavoratore videoterminalista” e ha diritto a una sorveglianza sanitaria dedicata: visite periodiche effettuate da un medico competente, di norma ogni cinque anni, che diventano biennali dopo i 50 anni di età o in presenza di limitazioni prescritte dal medico stesso. In uno studio professionale dove quasi tutti passano la giornata davanti a uno schermo, questa soglia viene superata con grande facilità, e la nomina di un medico competente diventa quindi un adempimento da non sottovalutare. La legge prevede anche pause obbligatorie, quindici minuti ogni due ore di applicazione continuativa al videoterminale, per ridurre l’affaticamento visivo e posturale.

Un caso pratico

Prendiamo uno studio di commercialisti con quattro dipendenti: due praticanti, un’impiegata amministrativa e un collaboratore senior. Il titolare deve redigere il DVR, considerando in particolare il rischio da videoterminale e lo stress lavoro-correlato legato ai picchi di lavoro nei periodi di scadenze fiscali. Deve poi far seguire a tutti e quattro la formazione generale e specifica da 8 ore, designare e formare un addetto antincendio di livello 1 e un addetto al primo soccorso (lo studio rientra nel gruppo B, avendo più di tre lavoratori), e nominare un medico competente per la sorveglianza sanitaria, dato che tutti e quattro superano ampiamente le 20 ore settimanali al videoterminale. Un pacchetto di adempimenti che, messo insieme, richiede qualche settimana di organizzazione ma che, una volta a regime, si mantiene con controlli periodici e aggiornamenti quinquennali o triennali.

Cosa succede se questi obblighi vengono ignorati

Le conseguenze di un controllo che rilevi un DVR assente, una formazione mai erogata o un addetto antincendio mai designato non sono solo di natura economica: si va da sanzioni amministrative a, nei casi più gravi, responsabilità penale del datore di lavoro, soprattutto se da una carenza organizzativa deriva un infortunio. È un rischio che in uno studio professionale spesso viene sottovalutato proprio perché l’attività appare, a torto, priva di pericoli.

Questo articolo ha finalità informativa e non sostituisce una consulenza professionale specifica. Per la valutazione dei rischi del tuo studio e l’organizzazione degli adempimenti rivolgiti a un consulente qualificato in materia di sicurezza sul lavoro.